Jak usprawnić pracę w biurze? Jana Kościołka sposoby na racjonalizację pracy biurowej

• Authors: Marcin Smoczyński

Title variants

EN

How to expedite office work? – Jan Kościołek’s ways of rationalising office work

• Languages of publication: PL EN

Abstracts

PL

Jan Kościołek, z wykształcenia prawnik, urzędnik okresu międzywojennego i PRL, autor szeregu publikacji. Niemal wszystkim przyświecał jeden cel: zwiększenie efektywności pracy biur i urzędów. Głównym założeniem niniejszego artykułu jest przedstawienie jego dorobku oraz wyłożonych w nim sposobów na osiąganie efektywności w postępowaniu z dokumentacją. W pierwszej części wymieniono 34 publikacje Kościołka w ujęciu chronologiczno-rzeczowym. Wydał zarówno podręczniki omawiające wszystkie aspekty funkcjonowania jednostki organizacyjnej (od problemów społecznych towarzyszących pracy w biurze do opisu wykonywania poszczególnych czynności kancelaryjnych), jak i artykuły i książki dotyczące szczegółowych zagadnień, np. kontroli na szczeblu powiatowym, czy tworzenia druków manipulacyjnych i formularzy. Publikował także omówienia zagranicznej literatury oraz komentarze do funkcjonujących wówczas normatywów. Część druga artykułu to syntetyczne ujęcie zagadnień które miały – zdaniem Kościołka – usprawniać prace biurowe, m.in.: wprowadzanie systemu sugestii pracowniczych, tworzenie specjalnej komórki organizacyjnej czuwającej nad prawidłowością procesu wytwarzania i przechowywania dokumentacji, diagnozowanie nieprawidłowości w pracy biurowej (wraz z kilkoma metodami analizy), stosowanie formularzy, kwestie związane z lokalem biurowym i jego wyposażeniem, rolą szczebla kierowniczego, działalnością w zgodzie z ustalonym wcześniej harmonogramem oraz systematycznym prowadzeniem kontroli. W artykule przytoczono także niektóre wytyczne Kościołka o bardziej szczegółowym charakterze, dotyczące m.in. obiegu i przechowywania dokumentacji, elementów pisma, sposobów klasyfikacji akt, systemów kancelaryjnych.

EN

Jan Kościołek was a trained lawyer, a clerk of mid-war and post-war Poland, author of many publications. Almost all of them had one objective: to make works of offices more effective. The main aim of the article is to describe his literary output and methods of dealing with records more efficiently, that are presented there. The first part of the article lists 34 publications of Kościołek in a matter of chronology and their subject. He published manuals describing all aspects of institutions functioning (from social problems of working in an office to specific office tasks), as well as articles and books about specific subjects, like controls on district levels or creating manipulative prints and forms. He also published reports on foreign literature and commentaries to regulations of that time. The second part of the article is a synthesis of topic that, according to Kościołek, were supposed to expedite office work, e.g. system of employees suggestions, a special organisational units dedicated to control of creating and storage of records, diagnosing problems in office work (with several methods of analysis), using forms, questions of office space and its equipment, the role of the management staff, working according to an agreed agenda, and systematic controls. The article also describes some of Kościołek’s suggestions about, among others, circulation and storage of records, elements of correspondence, methods of classifying records, office systems.

Keywords

PL

Kościołek Jan;; zarządzanie dokumentacją;; biurowość;; racjonalizacja biurowości

EN

records management;; office work;; rationalising office work

• Publisher: Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu. Wydawnictwo UMK
• Journal: Archiwa – Kancelarie – Zbiory
• Year: 2018
• Issue: 9(11)
• Pages: 11-30

Contributors

author

Marcin Smoczyński

• Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu

References

• Angel, Herbert. „Federal Records Management since the Hoover Commission Report.” The American Archivist 16, nr 1 (1953): 13-26.
• Baliński, Władysław. Biuro wzorcowe (organizacja pracy biurowej). Warszawa: Fundacja Wieczysta im. Henryka Józefa Chankowskiego, 1932.
• Barliński, Kazimierz. Organizacja nowoczesnego biura. Warszawa: Drukarnia Polska, 1932.
• Degen, Robert. „Usprawnianie pracy biurowej w polskich urzędach w latach 1945–1950.” W Dzieje biurokracji na ziemiach polskich, t. 1, red. Artur Górak, Ireneusz Łuć, Dariusz Magier, 537–551. Radzyń Podlaski: Radzyńskie Stowarzyszenie Inicjatyw Lokalnych; Radzyńskie Towarzystwo Naukowe (Libra), 2008.
• Degen, Robert. „Zarządzanie dokumentacją w polskich badaniach.” W Zarządzanie dokumentacją: badania i dydaktyka, red. Robert Degen, Marlena Jabłońska, 37–58. Toruń: Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, 2016.
• Jarzębowski, Witold. Korespondencja biurowa. Warszawa: Polskie Wydawnictwa Gospodarcze, 1956.
• Jarzębowski, Witold. Organizacja i technika pracy biurowej. Katowice: Polskie Towarzystwo Ekonomiczne, 1962.
• Kapłański, Adam, Krystyna Kołodziejska, Jan Kościołek. Redagowanie pism użytkowych. Materiały pomocnicze dla nauczyciela. Warszawa: Państwowe Zakłady Wydawnictw Szkolnych, 1969.
• Klonowska, Weronika. „Próby usprawnienia kancelarii (biurowości) urzędów administracji centralnej w latach 1945–1952.” Acta Universitatis Nicolai Copernici, Historia 8 (1973): 189–204.
• Kościołek Jan., „Organizacja i technika pracy biurowej: biurowość i korespondencja.” W Kurs zaoczny organizacji i kierownictwa, 1–49. Warszawa: Towarzystwo Naukowe Organizacji i Kierownictwa. Oddział Warszawski, 1959/1960.
• Kościołek, J. Stan wyjątkowy i wojenny. Londyn: [s.n.], 1942.
• Kościołek, Jan, Bogusław Dziarczykowski. Technika opracowywania druków manipulacyjnych. Warszawa: Komisja Racjonalizacji Druków, 1956.
• Kościołek, Jan, red. Zbiór przepisów prawnych, zawierających pragmatykę urzędniczą (z objaśnieniami), przepisy dyscyplinarne, przepisy o uposażeniu funkcjonariuszów państwowych, przepisy emerytalne oraz przepisy o umowie o pracę pracowników umysłowych. Londyn: [s.n.], 1949.
• Kościołek, Jan. „Awanse w aparacie administracji państwowej.” Gospodarka i Administracja Terenowa 6, nr 5 (1966): 39–41.
• Kościołek, Jan. „Don't Shoot the Piano Player! Administrative Planning for Poland.” Public Administration Reviev 5, nr 3 (1945): 245–251.
• Kościołek, Jan. „Inspekcja powiatowa.” Gazeta Administracji i Policji Państwowej 15, nr 16 (1933): 533–538.
• Kościołek, Jan. „Jak tworzyć właściwą atmosferę dla pracy zespołowej.” Przegląd Organizacji 77 (1964): 24.
• Kościołek, Jan. „Kierownictwo administracyjne.” Przegląd Organizacji 19, nr 4 (1949): 132–134.
• Kościołek, Jan. „Kierownictwo w administracji Publicznej.” Rada Narodowa 3, nr 29 (1946): 5–6.
• Kościołek, Jan. „Klasyfikowanie stanowisk jako podstawa spraw osobowych.” Przegląd Organizacji 18 (1948): 311–317.
• Kościołek, Jan. „Komisje projektów usprawnienia administracji publicznej.” Gazeta Administracji 26, nr 7–8 (1949): 303–311.
• Kościołek, Jan. „O pomysły racjonalizatorskie w administracji publicznej.” Przegląd Administracyjny 4, nr 7–8 (1949): 175–178.
• Kościołek, Jan. „Praca naczelnego dyrektora.” Przegląd Organizacji 79 (1964): 19–20.
• Kościołek, Jan. „Racjonalizacja formularzy w prezydiach rad narodowych.” Gospodarka i administracja terenowa 2, nr 1 (1964): 38–39.
• Kościołek, Jan. „System bezdziennikowy i jego praktyczna realizacja.” Przegląd Organizacji 87 (1965): 14–16.
• Kościołek, Jan. „Szkolenie i doszkalanie urzędników.” Gazeta Administracji i Policji Państwowej 17, nr 6 (1935): 179–180.
• Kościołek, Jan. „Usprawnienie administracji publicznej w Czechosłowacji.” Gazeta Administracji 26, nr 10 (1949): 559–561.
• Kościołek, Jan. „Współudział pracowników w usprawnieniu administracji publicznej.” Gazeta Administracji 24, nr 7–8 (1947): 360–369.
• Kościołek, Jan. Dobór i szkolenie kadr administracyjnych we Francji i w Wielkiej Brytanii. Warszawa: Towarzystwo Naukowe Organizacji i Kierownictwa, 1959.
• Kościołek, Jan. Jak poprawić pracę w biurze?. Warszawa: Ministerstwo Finansów, 1959.
• Kościołek, Jan. Organizacja i technika pracy biurowej. Warszawa: Polskie Wydawnictwa Gospodarcze, 1952.
• Kościołek, Jan. Organizacja i technika pracy w biurach i urzędach. Warszawa: Państwowy Instytut Wydawniczy, 1947.
• Kościołek, Jan. Państwowa Służba cywilna: jednolity tekst, pragmatyki i komentarz. Łódź: Poligrafika, 1947.
• Kościołek, Jan. Państwowa służba cywilna: zbiór przepisów prawnych zawierający pragmatykę urzędniczą (z objaśnieniami), przepisy dyscyplinarne, przepisy o uposażeniu funkcjonariuszów państwowych, przepisy emerytalne oraz przepisy o umowie o pracę pracowników umysłowych. Londyn: [s.n.], 1944.
• Kościołek, Jan. Policja angielska. Londyn: [s.n.], 1941.
• Kościołek, Jan. Postępowanie przymusowe w administracji z uwzględnieniem egzekucji skarbowej i sądowej: z tekstami przepisów i wzorami pism. Łuck: nakł. autora, 1931.
• Kościołek, Jan. Praca sekretarska. Warszawa: Polskie Towarzystwo Ekonomiczne. Dyrekcja Szkolenia Ekonomicznego, 1962.
• Kościołek, Jan. Praca w biurze: cykl wykładów z zakresu biurowości. Warszawa: Dyrekcja Państwowego Technicum Korespondencyjnego, 1951.
• Kościołek, Jan. Prawo administracyjne: skrypt zawierający streszczenie wykładów. Londyn: [s.n.], 1943.
• Kościołek, Jan. Technika i organizacja pracy. Cz. 6. Organizacja biurowości. Warszawa: Akademia Nauk Politycznych. Zakład Wydawnictw, 1950.
• Kościołek, Jan. Zagadnienia organizacji pracy w administracji: nauka administracji i prawo administracyjne (uzupełnienia do wykładów), z. 4. Warszawa: Zakład Wydawnictw Akademii Nauk Politycznych, 1950.
• Robótka, Halina. „Co o wykazach akt wiedzieć należy (część I).” Archiwista Polski 10, nr 1 (2005): 69–92.
• Smoczyński, Marcin. „Publikacje Jana Kościołka w procesie dydaktycznym zarządców dokumentacji.” W Problemy nauczania ustawicznego po studiach historycznych, archiwistycznych i pokrewnych, red. Mariusz Ausz, Małgorzata Szabaciuk, 87–99. Lublin: Wydawnictwo Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej, 2017.
• Smoczyński, Marcin. „Współczesny zarządca dokumentacji a zarządzający aktami specjalista-organizator wg koncepcji Jana Kościołka.” Archiwa – Kancelarie – Zbiory 8 (10) (2017): 111–128. http://dx.doi.org/10.12775/AKZ.2017.004.
• Stosyk, Stefan. „Usprawniajmy administrację!.” Śląsko-Dąbrowski Przegląd Administracyjny 1, nr 6 (1946): 9–10.

Identifiers

DOI

AKZ.2018.001