Archiwum Dokumentów Elektronicznych – koncepcja z 2015 r.

• Authors: Katarzyna Pepłowska

Title variants

EN

Electronic Records Archives – the 2015 concept

• Languages of publication: PL EN

Abstracts

PL

Nie ulega wątpliwości, że dokumentacja elektroniczna jest coraz szerzej wykorzystywana w działalności jednostek organizacyjnych, a informatyzacja administracji już od 2005 r. dostarcza coraz więcej narzędzi umożliwiających komunikację elektroniczną. Osiągnięcie gotowości do przejmowania dokumentacji elektronicznej oraz jej późniejszego zarządzania w archiwum wieczystym jest wyzwaniem nie tylko dla władz archiwalnych, ale również dla archiwów państwowych i aktotwórców, którzy zgodnie z przepisami prawa, po upływie 10 lat od jej wytworzenia muszą ją przekazać do właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Dlatego problem zarządzania dokumentacją elektroniczną w archiwach państwowych jest jednym z pilniejszych do rozwiązania. Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie problematyki zarządzania dokumentacją elektroniczną dokonującą się za pomocą narzędzia, jakim jest system teleinformatyczny. W Polsce, na potrzeby jej zarządzania już w 2006 r. zdecydowano się zbudować prototyp systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych, który docelowo miał być wdrożony w 2018 r. Rozważania podjęte na łamach niniejszego artykułu odnoszą się do koncepcji jego budowy zaprezentowanej w 2015 r. System ADE docelowo ma zarządzać, czyli gromadzić, przechowywać, opracowywać oraz udostępniać elektroniczne materiały archiwalne. W tym kontekście dokonano jego analizy, ze szczególnym uwzględnieniem procesu przekazywania dokumentacji elektronicznej do archiwum państwowego. W tekście zaprezentowano aktualny stan prawny, stan badań oraz przemyślenia własne autora, które na tle badań naukowych nad archiwami cyfrowymi na świecie pozwalają wskazać na te elementy jego budowy, które w ocenie autora wymagają szczególnego zaangażowania specjalistów na etapie jego projektowania.

EN

There is no doubt, that electronic records are used more and more widely in organisation units, and informatisation of administration since 2005 has been providing growing number of tools enabling electronic communication. Being ready to collect electronic records and to manage them in historical archives is a challenge not only for archival authorities, but also for state archives and creators of archival materials. The latter, according to legal regulations, must pass these records on to territorially competent state archives 10 years after creating these records. Thus, the problem of managing electronic records in state archives is one of more urgent. This article aims at describing the problem of managing electronic records using an ICT system. In Poland, in order to manage these records, a prototype of the Electronic Records Archives system was built in 2006; it was supposed to be implemented in 2018. Deliberations contained in this article concern the concept of the system presented in 2015. Ultimately, the ERA system is supposed to manage, i.e. collect, store, arrange and describe, and provide access to electronic archival materials. In this context, its analysis has been made, regarding especially the process of passing on electronic records to state archives. The text presents the up-to-date legal status, state of the art, as well as own reflections of the Author; on the ground of world research on digital archives, the analysis allowed indicating elements of the system, that, according to the Author, need special engagement from experts during the designing stage.

Keywords

PL

Archiwum Dokumentów Elektronicznych,; ADE,; system teleinformatyczny,; zarządzanie dokumentacją elektroniczną w archiwum,; koncepcja systemu ADE,; architektura systemu ADE,; archiwum cyfrowe,; publiczna prezentacja systemu; prototyp systemu ADE

EN

Electronic Records Archives;; information and communication system;; electronic records management in archives;; ERA system concept;; ERA system architecture;; digital archives;; ERA system public presentation;; ERA system prototype.

• Publisher: Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu. Wydawnictwo UMK
• Journal: Archiwa – Kancelarie – Zbiory
• Year: 2018
• Issue: 9(11)
• Pages: 195-220

Contributors

author

Katarzyna Pepłowska

• Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu

References

• Degen, Robert. „Dokumentacja i jej podział.” W Współczesna dokumentacja urzędowa, red. Halina Robótka, 11–33. Toruń: Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, 2011.
• Dudek, Paulina, Anna Kowalska, ed. Narodowe Archiwum Cyfrowe: wizja, projekt, ludzie. Warszawa: Narodowe Archiwum Cyfrowe, 2010.
• Duranti, Luciana, Patricia C. Franks, red. Encyclopedia of archival science. Lanham [etc.]: Rowman and Littlefield, 2015
• Harden, Elżbieta, Agnieszka Seidel-Grzesińska and Ksenia Stadnicka-Brzezińska, red. Dobra kultury w Sieci. Wrocław: Wydawnictwo Uniwersytetu Wrocławskiego, 2012.
• Januszko-Szakiel, Aneta. Archiwistyka cyfrowa. Długoterminowa ochrona dziedzictwa nauki i kultury. Warszawa: Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, 2017.
• Januszko-Szakiel, Aneta. „Narodowy program długotrwałej archiwizacji cyfrowego zasobu nauki i kultury - propozycja dla Polski”. W Wokół zagadnień trwałej ochrony zasobów cyfrowych, red. Aneta Januszko-Szakiel, 173–199. Kraków: Oficyna Wydawnicza AFM.
• Januszko-Szakiel, Aneta. „Open Archival Information System – standard w zakresie archiwizacji publikacji elektronicznych.” Przegląd Biblioteczny 73/3 (2005): 341–358.
• Januszko-Szakiel, Aneta. „Problem organizacji działań w zakresie długoterminowej archiwizacji zasobów cyfrowych w Polsce.” Przegląd Biblioteczny 78/4 (2010): 405–428.
• Januszko-Szakiel, Aneta. „Rola migracji i emulacji w strategii długoterminowej archiwizacji publikacji elektronicznych.” W Informatyka, red. Wojciech Z. Chmielowski, Maciej Pękala, 121–130. Kraków 2008: Krakowskie Towrzystwo Edukacyjne. Oficyna wydawnicza AFM.
• Januszko-Szakiel, Aneta. „Wiarygodność archiwów cyfrowych.” Przegląd Biblioteczny 77/3 (2009b): 325–347.
• Kulecka, Alicja, red. Archiwistyka cyfrowa i nauki pomocnicze historii w edukacji archiwalne: problemy dydaktyki archiwalnej. Warszawa: Wydawnictwa Uniwersytetu Warszawskiego, 2016.
• Kulecka Alicja. „Kształcenie kompetencji archiwistów w kontekście potrzeb i funkcji społecznych archiwów.” W Archiwistyka cyfrowa i nauki pomocnicze historii w edukacji archiwalnej. problemy dydaktyki archiwalnej, red. Alicja Kulecka, 7–16. Warszawa: Wydawnictwa Uniwersytetu Warszawskiego, 2016.
• Laszuk, Anna. „Archiwa częścią dziedzictwa narodowego – standardy podstawą współpracy.” W Toruńskie konfrontacje archiwalne, t. 3: Archiwistyka między różnorodnością a standaryzacją, red. Waldemar Chorążyczewski, Agnieszka Rosa, 175–189. Toruń: Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, 2013.
• Maciejewska, Wanda, red. Polski słownik archiwalny. Warszawa; Łódź: Państwowe Wydawnictwo Naukowe. Oddział, 1974.
• Pepłowska, Katarzyna. Archiwa cyfrowe w wybranych krajów europejskich, USA i Australii. Toruń: Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, 2017.
• Robótka, Halina. „Archiwa cyfrowe i cyfrowi archiwiści w świetle nauki i wybranych dokumentów.” W „Archiwista cyfrowy” i infobroker: kształcenie, sylwetka, wyzwania, red. Dorota Drzewiecka, Bartosz Drzewiecki, 13–24. Kraków: Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie. Instytut Historii i Archiwistyki, 2016.
• Ryszewski, Bohdan. Archiwistyka. Przewodnik metodyczny. Poznań: UAM, 1979.
• Ryszewski, Bohdan. Problemy i metody badawcze archiwistyki. Toruń: Wydawnictwo UMK, 1985.
• Tomczak, Andrzej. „Archiwistyka polska (1918–1969): z dziejów kształtowania się dyscypliny naukowej i jej nazwy.” Rocznik Biblioteki Narodowej 7 (1972): 127–159.
• Niestrój, Henryk. „Racjonalizacja pracy archiwisty. Próba modelowego przedstawienia archiwisty połowy XXI wieku.” W „Archiwista cyfrowy” i infobroker: kształcenie, sylwetka, wyzwania, red. Dorota Drzewiecka, Bartosz Drzewiecki, 25–40. Kraków: Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie. Instytut Historii i Archiwistyki, 2016.

Identifiers

DOI

AKZ.2018.010