Cloud Computing: a tool for effective records and information management system in Nigerian academic libraries

• Authors: Okuonghae Nosakhare , Bakare-Fatungase Oluwabunmi Dorcas

Title variants

PL

Cloud computing: narzędzie do skutecznego zarządzania dokumentacją i informacjami w nigeryjskich bibliotekach akademickich

DE

Cloud-Computing: Ein effektives Werkzeug für das Dokumenten- und Informationsmanagement in nigerianischen Hochschulbibliotheken

• Languages of publication: EN

Abstracts

EN

Academic libraries, as part of their traditional responsibility, engage in the collection and generation of data and records with a various degree of sensitivity and usefulness. This study examined the importance of library record and advocates for the implementation of cloud computing technology as a viable alternative to other mode of record storage. Cloud computing as a record management tool will help preserve the myriad of records generated from the daily activities of libraries. The paper also identified the danger of paper or electronic method of information storage. It argued that information stored in this format is susceptible to loss by theft, fire or computer viruses, hard drive collapse as well as the destruction of local library internet server due to poor maintenance culture on the part of the personnel. Apart from the data backup function, remote accessibility of these record is another key consideration for cloud computing utility in library record management. In view of the vast potential, especially in the area of its elastic storage capability, it is highly recommended for all academic libraries in the country. However, it is observed that the cost of data and irregular power supply are some of the challenges facing its adoption in Nigeria, as along with the vulnerability to cyber-attacks which may lead to a partial or total loss of record. In these regards, it is further recommended that cloud computing, as a service platform, is adopted as a backup platform rather than a sole tool for record and data management in academic libraries.

PL

Biblioteki akademickie w ramach swoich tradycyjnych zadań, angażują się w gromadzenie i generowanie danych i dokumentów o różnym stopniu wrażliwości i użyteczności. W badaniu tym zbadano znaczenie zapisów bibliotecznych i opowiedziano się za upowszechnieniem technologii przetwarzania w chmurze jako realnej alternatywy dla innego trybu przechowywania rekordów. Chmura obliczeniowa jako narzędzie do zarządzania rekordami pomoże zachować ich niezliczoną ilość generowaną podczas codziennej działalności bibliotek. W artykule zidentyfikowano również niebezpieczeństwo związane z papierową lub elektroniczną metodą przechowywania informacji. Zastosowano argument, że informacje przechowywane w tym formacie są podatne na utratę w wyniku kradzieży, pożaru lub wirusów komputerowych, uszkodzenia dysku twardego, a także zniszczenia lokalnego serwera internetowego biblioteki z powodu złego sposobu konserwacji ze strony personelu. Oprócz funkcji tworzenia kopii zapasowych danych, zdalny dostęp do tych rekordów jest kolejnym kluczowym czynnikiem dla narzędzia przetwarzania w chmurze w zarządzaniu rekordami bibliotecznymi. Ze względu na ogromny potencjał, szczególnie w zakresie możliwości elastycznego przechowywania, jest wysoce zalecany dla wszystkich bibliotek akademickich w kraju. Obserwuje się jednak, że koszt danych i nieregularne zasilanie to niektóre z wyzwań stojących przed jego przyjęciem w Nigerii, razem z podatnością na cyberataki, które mogą prowadzić do częściowej lub całkowitej utraty danych. W związku z tym zaleca się ponadto, aby chmura obliczeniowa jako platforma usługowa została przyjęta jako platforma kopii zapasowych, a nie jako jedyne narzędzie do zarządzania dokumentacją i danymi w bibliotekach akademickich.

DE

Akademische Bibliotheken haben im Rahmen ihrer traditionellen Aufgaben die Sammlung und Generierung von Daten und Aufzeichnungen unterschiedlicher Sensitivität und Nützlichkeit übernommen. In dieser Studie wurde die Bedeutung von Bibliotheksdokumentation untersucht, und es wurde die Einführung von Cloud-Computing-Technologie als realistische Alternative zu anderen Speicherungsmethoden für Dokumentation befürwortet. Das Cloud-Computing als Werkzeug zur Dokumentenverwaltung kann dazu beitragen, die unzähligen Aufzeichnungen, die im Rahmen des täglichen Bibliotheksbetriebs generiert werden, aufzubewahren. In dem Artikel wurde auch auf die Gefahr hingewiesen, die mit der papierbasierten oder elektronischen Speicherung von Informationen verbunden ist. Es wurde argumentiert, dass Informationen, die in diesem Format gespeichert sind, anfällig für Verluste durch Diebstahl, Feuer oder Computerviren, Festplattenausfälle und die Zerstörung des lokalen Bibliotheksservers aufgrund schlechter Wartungskultur des Personals sind. Neben der Funktion der Datensicherung ist der Fernzugriff auf diese Aufzeichnungen ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Verwendung von Cloud-Computing-Werkzeugen zur Verwaltung von Bibliotheksdokumenten berücksichtigt werden sollte. Aufgrund des erheblichen Potenzials, insbesondere in Bezug auf flexible Speichermöglichkeiten, wird dies insbesondere allen akademischen Bibliotheken im Land empfohlen. Es wurde jedoch festgestellt, dass Kosten für Daten und unregelmäßige Stromversorgung nur einige der Herausforderungen sind, die der Einführung von Cloud-Computing in Nigeria im Wege stehen, sowie die Anfälligkeit für Cyberangriffe, die zu teilweisem oder vollständigem Datenverlust führen können. Daher wird empfohlen, dass Cloud-Computing im Sinne einer Plattform für Dienste als Backup-Plattform, und nicht als das einzige Werkzeug zur Verwaltung von Dokumenten und Daten in akademischen Bibliotheken verwendet wird.

Keywords

EN

Record and Information Management; Cloud Computing; Academic Libraries

PL

zarządzanie dokumentami i informacjami; Cloud Computing; biblioteki akademickie

DE

Dokumentations- und Informationsmanagement; Cloud-Computing; akademische Bibliotheken

• Publisher: The Nicolaus Copernicus Public Provincial Library in Torun, Poland
• Journal: Folia Toruniensia
• Year: 2023
• Volume: 23
• Pages: 35-52

Contributors

author

Okuonghae Nosakhare

• Glorious Vision University, Ogwa, Edo State, Nigeria

author

Bakare-Fatungase Oluwabunmi Dorcas

• Lead City University, Ibadan, Oyo State, Nigeria

References

• Abdulrahman, A. B. (2015). Management of university records for effective administration of universities in north central Nigeria. International Journal of Library and Information Science, 7(3), 47-54. http://dxdoi.org/10.5897/IJLIS2014.0529
• Aiyebelehin, A. J., Makinde B., Odiachi, R., & Mbakwe, C. C. (2020). Awareness and use of cloud computing services and technologies by librarians in selected universities in Edo State. International Journal of Knowledge Content Development & Technology, 10(3), 7-20. http://dx.doi.org/10.5865/IJKCT.2020.10.3.007
• Akporhonor, B. A. (2011). Management of records in universities libraries in the south-south zone of Nigeria. Library Philosophy and Practices (e-journal), 671. https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/671
• Arowosola, O. A., Onyenania, G. O., & George, L. A (2021). Influence of awareness and accessibility on electronic information resources use among students of public polytechnics in Lagos State. Lagos Journal of Library and Information Science (LAJLIS), 10(1/2), 79-100. https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/7270/
• Azubuike, A. E., & Igbekele, E. (2019). Cloud computing research in Nigeria: A Bibliometric and Content Analysis. Asian Journal of Scientific Research, 12(1), 41-53. http://dx.doi.org/10.3923/ajsr.2019.41.53
• Babayi, B. U., Makintami, A., & Tumba, P. (2019). Poor funding of public libraries in Nigeria: Adamawa State Scenario. Abubakar Tafawa Balewa University Journal of Science, Technology and Education, 7(3), 7-15. https://www.atbuftejoste.net/index.php/joste/article/view/779/pdf_506
• Omoyiola, B. O. (2019). Factors affecting cloud computing adoption. IOSR Journal of Computer Engineering (IOSR-JCE), 20(4), 1-5. http://dx.doi.org/10.9790/0661-2004010105
• Bisong, A., & Rahman, S. M. (2011). An overview of the security concerns in enterprise cloud computing. International Journal of Network Security and its Application (UNSA), 3(1), 30-45. https://doi.org/10.5121/ijnsa.2011.3103
• Chudasma, P., Bhatt, A., & Trivedi, D. (2019). Application of cloud computing in university libraries: case study of selected university libraries in Gujarat. Library Philosophy and Practice (e-journal), 2744, https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/2744
• Enefu, O. M., Gbaje, E. S., & Aduku, B. S. (2015). The adoption of cloud computing technology for libraries services in the national open university of Nigeria library. The Information Manager, 15(1-2), 22-32. https://www.google.com/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&ved=0CAIQw7AJahcKEwiwlLyemNSAAxUAAAAAHQAAAAAQAg&url=https%3A%2F%2Fwww.ajol.info%2Findex.php%2Ftim%2Farticle%2Fdownload%2F144889%2F134516%2F0&psig=AOvVaw0g2dSqUUzsSHp-N4gfAhi3&ust=1691828947198153&opi=89978449
• Gbaje, E. S., & Aliyu, M. (2014). Cloud computing opportunities for academic libraries in Nigeria. Jewel Journal of Librarianship, 6(1), 35-41.
• Ifijeh, G. (2014). Adoption of digital preservation methods for thesis in Nigerian academic libraries: applications and implication. The Journal of Academic Librarianship, 40, 399-404. http://dxdoi.org/10.1016/j.acalib.2014.06.008
• Touray, R. (2021). A review of records management in organizations.Open Access Library, 8, 1-23. http://doi:10.4236/oalib.1108107
• Ikenna, G. T. (2021). Applicability of records management practices, policy formulation and implementation in public sector organizations in Nigeria. Lagos Journal of Library and Information Science (LAJLIS), 10(1/2), 1-13. https://www.ajol.info/index.php/ljlis/article/view/236451
• Imeremba, D. U. (2007). Foundations of information systems automation and record management. John Jacobs’s Classic Publishers Ltd.
• Irenoa, K. N., Tijani, R. I., & Bakare, O. (2018). Enhancing library services delivery in the 21st century in africa: the role of cloud technologies. International Journal of Library and Information Science Studies, 4(4), 1-9. https://www.eajournals.org/wp-content/uploads/Enhancing-Library-Services-Delivery-in-the-21st-Century-in-Africa-The-Role-of-Cloud-Technologies.pdf
• Ishola, B. C. (2014) Funding problems in Nigeria university libraries: Fee based library and information services to the rescue, focus on pricing policy. Library Philosophy and Practice(e-journal), 1176. http://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/1176
• Nag, A., & Nikam, K. (2016). Internet of things applications in academic libraries. International Journal of Information Technology and Library Science, 5(1), 1-7. https://www.ripublication.com/ijitls16/ijitlsv5n1_01.pdf
• Okuonghae, M., Ignovia, M. O., &. Adebayo, J. O. (2022). Technological readiness and computer self-efficacy as predictors of e-learning adoption by LIS students in Nigeria. De Gruyter Libri, 72(1), 13-25. https://doi.org/10.1515/libri-2020-0166
• Olaniyi, E. T. & Akinyoola, O. G. (2021). Implications for digital innovations for academic libraries amidst the Covid-19 pandemic. Lagos Journal of Library and Information Science, 10(1/2), 1-295. https://www.ajol.info/index.php/ljlis/article/view/236460
• Tayo O., Thomson R. J., & Thomson, E. J. (2016). Impact of the digital divide on computer use and internet access on the poor in Nigeria. Journal of Education Learning, 5(1), 1-6. http://dx.doi.org/10.5539/jel.v5n1p1
• Omwansa, T. K., Waema, T. M., & Omwenga, B. (2014). Cloud computing in Kenya: A 2013 baseline survey. https://www.researchgate.net/publication/263059145_Cloud_Computing_in_Kenya_A_baseline_survey
• Onwubiko, C. P. C., Okorie, J. N., & Onu, B. C. (2021). Application of cloud computing technology in public library services in Nigeria: Strategic framework for operational success. Library Philosophy and Practice (e-journal), 4881, https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/4881
• Suciu, G., Halunga, S., Apostu, A., Vulpe, A., & Todoran G. (2013). Cloud computing as evolution of distributed computing: A case study for slap OS distributed cloud computing platform. Informatica Economică, 17(4), 109-122. http://dxdoi.org/10.12948/issn14531305/17.4.2013.10
• Umoh, E. B. (2017). Information & services provision by academic libraries in Nigeria. International Journal of Library and Information Science, 5(5), 153-156. http://dx.doi.org/10.14662/IJALIS2017.025
• Wada, I. (2018). Cloud computing implementation in libraries: A synergy for library services optimization. International Journal of Library and Information Science 10(2), 17-27. http://dx.doi.org/10.5897/IJLIS2016.0748
• Yuvaraj, M. (2013). Cloud computing application in Indian central university libraries: A study of librarians use. Library Philosophy and Practice(e-journal), 992. https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/992
• Zubairu, A. N., Akiola, J. O., & Hamzat, S. A. (2021). Awareness and adoption of cloud computing in Nigeria libraries: An aid to library services. Library Philosophy and Practice (e-journal), 4973. https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/4973

Identifiers

DOI

10.12775/FT.2023.002