Współczesny zarządca dokumentacji a zarządzający aktami specjalista-organizator wg koncepcji Jana Kościołka

• Authors: Marcin Smoczyński

Title variants

EN

Contemporary records manager and managing records specialist-organiser according to Jan Kościołek

• Languages of publication: PL EN

Abstracts

PL

Historia zarządzania dokumentacją, a więc i droga dziejowa zawodu zarządcy dokumentacji zaczyna się znacznie wcześniej, niż ustalenie ram teoretycznych tej dyscypliny naukowej. Również zarządzanie nie jest pojęciem, które należy identyfikować jedynie z minionym stuleciem. Oś czasu records managementu zaczyna się zwykle w latach 50 XX w. i amerykańskiej potrzebie zapanowania nad tonami rokrocznie zapisywanego papieru. Ta dziedzina ogólnego zarządzania administracyjnego jest jednak tak uniwersalna w swoim zakresie, można stwierdzić, iż rozwijała się – choć nie nazwana jeszcze zarządzaniem dokumentacją – równocześnie w wielu krajach, w tym w Polsce. Głównym celem artykułu jest zredefiniowanie zawodu zarządcy dokumentacji oraz poszukanie jego odbicia w koncepcjach prezentowanych przez Jana Kościołka. W rozważaniach nad zarządzaniem dokumentacją zawarto przegląd definicji tej dyscypliny naukowej i wskazano zadania zarządcy dokumentacji w instytucji. Najważniejszym z nich jest permanentne poszukiwanie efektywności. Jan Kościołek już w 1947 r. postulował powierzanie określonej komórce organizacyjnej – biurze organizacji – zadanie obserwowania pracy komórek oraz niwelowania nieprawidłowości. Pięć lat później, w 1952 r. pojawiają się pierwsze koncepcje stanowiska pracy, które jak najbardziej można porównywać lub nawet utożsamiać z zarządcą dokumentacji. Specjalista-organizator miał analizować czynności biurowe, szukać przyczyn nieefektywności, projektować zmiany i je wdrażać. Wszystkim tym we współczesnych instytucjach powinien zajmować się zarządca dokumentacji. Odbicie określonego w polskim prawie w 2011 r. koordynatora czynności kancelaryjnych można znaleźć w innej publikacji Kościołka. W 1952 r. zarządzającemu aktami przypisał zupełnie podobne zadania. Są to jednoznaczne dowody na to, że nie tylko w praktyce, ale także na gruncie naukowym dążono do opracowania metod efektywnego tworzenia i przechowywania dokumentacji na przełomie pierwszej i drugiej połowy XX w. w Polsce.

EN

History of records management, as well as the past routes of the profession of records manager, starts much earlier then conceptualizing theoretical frameworks of this scientific discipline. Also management is not a term that should be identified only with the previous century. The timeline of records management starts usually in the 1950s with the American need of coping with tons of paper covered with writing every year. This field of general administrative management is so universal in its scope, it can be said that it developed – not under the name of records management yet – simultaneously in many countries, Poland included. The main goal of the article is to redefine the profession of records manager and looking for its reflections in ideas of Jan Kościołek. Consideration of records management included overview of the discipline’s definitions, as well as indicating tasks of a records manager in an institution. The most important one is permanent search for efectiveness. As early as in 1947 Jan Kościołek suggested that the task of observing work of organisational units and neutralising flaws should be entrusted to a specific unit – organisation’s office. Five years later, in 1952, occurred first concepts of job that could be compared or equated to records manager. The specialist-organiser was supposed to analyse office work, look for reasons for inefficiency, design changes and implement them. All these tasks in contemporary institutions should be handled by a records manager. A reflection of the office tasks coordinator, described in the Polish law from 2011, could be found in another Kościołek’s publication. In 1952 he entrusted the job with similar tasks. This is concluding evidence that at the turn of the first and the second half of the 20th century not only in practice, but also in the academic field one pursued to establish methods of effective creation and storage of records.

Keywords

PL

Jan Kościołek; zarządzanie dokumentacją w Polsce; kompetencje zarządców dokumentacją; historia zarządzania dokumentacją w Polsce

EN

records managers in Poland; competences of records managers; history of records management in Poland; records management

• Publisher: Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu. Wydawnictwo UMK
• Journal: Archiwa – Kancelarie – Zbiory
• Year: 2017
• Issue: 8(10)
• Pages: 111-128

Dates

issued

2017-12

Contributors

author

Marcin Smoczyński

• Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu

References

• Angel H. E., Federal Records Management since the Hoover Commission Report, "The American Archivist" 1953, vol. 16, no. 1.
• Archival Principles Selections From The Writings Of Waldo Gifford Leland, oprac. T. Schellenberg, "National Archives Staff Information Papers" 1955, no. 20.
• Archiwista - koordynator czynności kancelaryjnych, https://bip.konin.eu/index.php?d=archiw (dostęp 31.01.2017).
• Archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi, http://www.umcs.pl/pl/wyszukiwarka-studiow,118,archiwistyka-i-nowoczesne-zarzadzanie-zapisami-informacyjnymi,6740.chtm (dostęp30.01.2017).
• Bauer G. P., Records management in the National Recovery Administration, Waszyngton 1942.
• Chorążyczewski W., Kwiatkowska W., Sylwetka i kompetencje absolwenta studiów archiwistyki i zarządzania dokumentacją, "Problemy Archiwistyki" 2009, nr 2, https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=2ahUKEwiUzf6lksfdAhUCtIsKHSYAA0cQFjAAegQIBBAC&url=https%3A%2F%2Fwww.archiwa.gov.pl%2Fimages%2Fdocs%2Fproblemy%2FProblemy2_2.pdf&usg=AOvVaw20Sxu0ocxeyO1gJNr6M8Th (dostęp 31.01.2017).
• Degen R., Dokumentacja i jej podział, [w:] Współczesna dokumentacja urzędowa (Biblioteka zarządcy dokumentacji, t. 2), red. H. Robótka, Toruń 2011.
• Degen R., Kształcenie podyplomowe archiwistów i records managerów jako uzupełnienie czy alternatywa dla kształcenia na poziomie magisterskim? [w:] Archiwum w nowoczesnym społeczeństwie. Pamiętnik V Zjazdu Archiwistów Polskich, Olsztyn 6-8 września 2007, red. J. Porazinski, K. Stryjkowski, Warszawa 2008.
• Degen R., Zarządzanie dokumentacją w polskich badaniach, https://repozytorium.umk.pl/bitstream/handle/item/4070/Zarzadzanie_dokumentacja_w_polskich_badaniach.pdf?sequence=1 (dostęp 26.02.2017).
• Efektywny, [w:] Słownik języka polskiego PWN, http://sjp.pwn.pl/szukaj/efektywno%C5%9B%C4%87.html (dostęp 01.02.2017).
• Franks P., Records and information management, Chicago 2013.
• Klonowska W., Próby usprawnienia kancelarii (biurowości) urzędów administracji centralnej w latach 1945-1952, "Acta Universitatis Nicolai Copernici", Historia 1973, t. 8.
• Konstankiewicz M., Zagadnienia prawne i administracyjne w badaniach nad zarządzaniem dokumentacją, [w:] Toruńskie konfrontacje archiwalne, t. 1: Archiwistyka na uniwersytetach, archiwistyka w archiwach, red. W. Chorążyczewski, A. Rosa, Toruń 2009.
• Kościołek J, Jak poprawić pracę w biurze?, Warszawa 1952.
• Kościołek J. O pomysły racjonalizatorskie w administracji publicznej, "Przegląd Administracyjny" 1949, nr 7-8.
• Kościołek J., Komisje projektów usprawnienia administracji publicznej, "Gazeta Administracji" 1949, nr 7-8.
• Kościołek J., Organizacja i technika pacy biurowej, Warszawa 1952.
• Kościołek J., Organizacja i technika pracy w biurach i urzędach, Warszawa 1947.
• Krochmal J., Kształcenie w zakresie archiwistyki i zarządzania dokumentacją współczesną w polskich uczelniach wyższych. Stan z roku akademickiego 2006/2007, [w:] Archiwa w nowoczesnym społeczeństwie. Pamiętnik V Zjazdu Archiwistów Polskich, Olsztyn 6-8 września 2007, red. J. Porazinski, K. Stryjkowski, Warszawa 2008.
• Kształcenie archiwistów i zarządców dokumentacji w kontekście wdrażania Procesu Bolońskiego. Materiały Konferencji Sekcji Edukacji Archiwalnej Stowarzyszenia Archiwistów Polskich i Zakładu Archiwistyki Instytutu Historii UMCS, Lublin 23-24 października 2008 r., red. I. Mamczak-Gadkowska, Poznań 2009.
• Megill K., Corporate memory: records and information management in the knowledge age, Monachium 2005.
• Model kompetencji zawodowych. Materiały z konferencji Sekcji Edukacji Archiwalnej Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, Instytutu Historii i Archiwistyki UMK i Towarzystwa Naukowego w Toruniu, Toruń, 2 grudnia 2009 r., red. W. Kwiatkowska, Poznań 2010.
• Napływają wnioski racjonalizatorskie, "Przegląd Administracji" 1950, nr 5-6.
• Neal K., Six key communication skills for records and information managers, Oksford 2014.
• Pudłowski L., Records manager - administrator dokumentacji, http://www.archiwa.net/index.php?option=com_content&view=article&id=550:records-manager-administrator-dokumentacjii&catid=97:roztrzsania-terminologiczne&Itemid=41 (dostęp 30.01.2017).
• Record, [w:] http://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/record (dostęp 12.01.2017).
• Record, [w:] http://www2.archivists.org/glossary/terms/r/record (dostęp 12.01.2017)
• Records management, [w:] Dictionary of Archival Terminology/Dictionaire de terminologie archivistique. English and French With Equivalents in Duch, German, Italian, Russian and Spanish, red. P. Walne, oprac. F. E. Ewans, F-J. Himly, P. Walne, Nowy Jork - Londyn - Paryż 1984.
• Records management, [w:] Electronic records management software applications design criteria standard, https://www.energy.gov/sites/prod/files/cioprod/documents/DOD5015.2Standard.pdf (dostęp 26.02.2017).
• Skupieński K., Od archiwariusza do zarządcy dokumentacji. Ewolucja zawodu archiwisty na przestrzeni wieków, "Archiwista Polski" 2001, nr 3-4.
• Specjalista, [w:] Słownik języka polskiego PWN, http://sjp.pwn.pl/sjp/specjalista;2575950.html (dostęp 31.01.2017).
• Stewart J., Melesco N., Professional records and information management, Nowy Jork 2002.
• Szymańska E., Efektywność przedsiębiorstw - definiowanie i pomiar, "Roczniki Nauk Rolniczych" 2010, t. 97.
• Walczmy o usprawnienie administracji, red. M. Madej-Bury, Warszawa 1954.
• Wnuk M., Kancelaria współczesna - zarządzanie dokumentacją - Records Management, punkt widzenia archiwisty, [w:] Archiwa w nowoczesnym społeczeństwie. Pamiętnik V Zjazdu Archiwistów Polskich, Olsztyn 6-8 września 2007, red. J. Porazinski,
• K. Stryjkowski, Warszawa 2008.
• Zaczynają napływać projekty racjonalizatorskie (Z Centralnej Komisji Projektów Usprawniania Administracji Publicznej), "Przegląd Administracji" 1950, nr 1-2.
• Zapraszamy do skorzystania z oferty naszych studiów archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi, https://archiwistykainowoczesnezarzadzanie.wordpress.com/ (dostęp 02.02.2017).
• Zarządzanie dokumentacją. Badania i dydaktyka (Biblioteka zarządcy dokumentacji, t. 7), red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2016.
• Zawód, [w:] Słownik języka polskiego PWN, http://sjp.pwn.pl/sjp/zawod-I;2544693.html (dostęp 31.01.2017).
• Zawód, [w:] Wielki słownik języka polskiego, http://www.wsjp.pl/index.php?id_hasla=35175&id_znaczenia=5116046&l=5 (dostęp 31.01.2017).

Identifiers

DOI

10.12775/AKZ.2017.004