Electronic Document Management Systems as an IT tool for processing accounting e-documents in Polish local government

• Authors: Kotyla Cyryl

Title variants

PL

System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją jako narzędzie informatyczne do przetwarzania elektronicznych dokumentów księgowych w jednostkach samorządu terytorialnego w Polsce

• Languages of publication: EN

Abstracts

EN

Purpose: This paper explores the level of use of Electronic Document Management Sys-tems (EDMSs) to process electronic accounting documents in local government in Poland, as well as the kind of basic activities related to electronic accounting documents that are supported in EDMSs. Registering electronic accounting documents in an EDMS is a vital step towards e-accounting because the automation of the processes related to registering accounting documents in accounting software is possible only when the accounting docu-ments are electronic, i.e. in the form of a structured XML file. Methodology/approach: Survey research was conducted among local government units (LGUs) in Poland to examine whether they use EDMSs to support accounting work related to the handling of electronic accounting documents. One thousand, five hundred and forty-nine units were examined, which is approx. 57% of the total population. The study is qualitative in nature. Findings: The results showed that the Polish local government is poorly prepared to regis-ter electronic accounting documents in EDMSs. Of the 1,594 units examined, 1,058 use an EDMS and 536 have not yet implemented one, which means that these LGUs are not at all prepared for electronic communication, including registration of electronic accounting doc-uments. Of those units already using an EDMS (1058), 685 use it to register electronic accounting documents, while 373 do not use it for this purpose. Research limitations/implications: The limitation of the study is that despite the rela-tively large number of LGUs surveyed, the qualitative study does not allow for the general-isation of the results for the entire population. Practical implications: The study will be of interest to all those who plan to automate accounting processes based on loading metadata to the accounting software directly from electronic accounting documents in the form of XML files. Even though the empirical study covered only Polish LGUs, the issues related to IT applications used to develop e-accounting documents will also be of interest to local governments of other EU Member States, as the regu-lations and principles mentioned in the study have entered into force in all Member States. Originality/value: The originality of the study lies in the fact that e-accounting, e-documents, and e-signature are relatively young phenomena, so this study may be one of the voices in the future discussion on this topic. The originality and value of the study lie in the attempt to approximate the degree of current EDMS use to process electronic accounting docu-ments in local governments and the plans for implementing an EDMS in those local gov-ernments that do not yet use one in their activities. This will allow us to predict and assess the state of development of Accounting Information Systems (AIS).

PL

Cel: W artykule omówiono stopień wykorzystania systemów EZD do przetwarzania elek-tronicznych dokumentów księgowych w jednostkach samorządu terytorialnego w Polsce oraz rodzaje podstawowych czynności związanych z e-dokumentami księgowymi obsługi-wanymi w EZD. Rejestracja e-dokumentów księgowych w EZD jest bardzo ważnym kro-kiem w kierunku e-księgowości, ponieważ automatyzacja rejestracji e-dokumentów w sys-temach księgowych jest możliwa tylko wtedy, gdy dokumenty księgowe są elektroniczne, tj. w formie ustrukturyzowanej Plik XML. Metodyka/podejście: W celu zbadania, czy systemy EZD są wykorzystywane przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) do wspomagania pracy księgowej związanej z obsługą elektro-nicznych dokumentów księgowych, przeprowadzono badanie ankietowe wśród JST w Polsce. Przebadano 1594 jednostki, czyli ok. 57% całej populacji. Badanie miało charakter jakościowy. Wyniki: Wyniki pokazały, że JST są słabo przygotowane do rejestracji elektronicznych dokumentów księgowych w systemach EZD. Spośród 1594 zbadanych jednostek 1058 ko-rzysta z EZD, a 536 nie wdrożyło jeszcze EZD, co oznacza, że te JST nie są przygotowane do komunikacji elektronicznej, w tym do rejestracji elektronicznych dokumentów księgo-wych. Spośród tych jednostek, które już korzystają z EZD (1058), 685 używa EZD do reje-stracji elektronicznych dokumentów księgowych, a 373 nie używa EZD do tego celu. Ograniczenia badania/implikacje: Ograniczeniem jest fakt, że pomimo relatywnie dużej liczby zbadanych JST, badanie jakościowe nie pozwala na uogólnienie wyników na całą popula-cję, wskazuje natomiast na kilka kierunków przyszłych badań, z których najważniejszym jest, czy i jaki wpływ będzie miała zmiana formy dokumentu księgowego z papierowego na elektro-niczny na dotychczasową praktykę księgową i sprawozdawczą oraz na rozliczenia podatkowe. Praktyczne implikacje: Artykuł może zainteresować wszystkich, którzy planują zautomaty-zować procesy księgowe przez automatyczne wprowadzanie metadanych do oprogramowania księgowego bezpośrednio z elektronicznych dokumentów księgowych w postaci plików XML. Pomimo tego, że badaniem objęto tylko polskie jednostki samorządu terytorialnego, to kwestie związane z aplikacjami informatycznymi służącymi do opracowywania e-dokumentów księgo-wych mogą zainteresować również samorządy innych krajów UE, gdyż wspomniane w opraco-waniu regulacje prawne i zasady weszły w życie we wszystkich państwach członkowskich. Oryginalność/wartość: E-księgowość, e-dokumenty, e-podpis to stosunkowo nowe zagadnie-nia, toteż artykuł może być jednym z głosów w przyszłej dyskusji na ten temat. Oryginalność i wartość opracowania polegają na próbie przybliżenia stopnia obecnego wykorzystania systemów EZD do przetwarzania e-dokumentów księgowych w JST oraz planów wdrożenia EZD w tych samorządach, które jeszcze nie wykorzystują EZD w swojej działalności. Pozwoli to przewidzieć i ocenić stan rozwoju informatycznych systemów księgowych.

Keywords

EN

e-accounting; e-invoice; e-signature; e-document; eIDAS; Electronic Document Management System (EDMS)

PL

e-księgowość; e-faktura; e-podpis; e-dokument; eIDAS; EZD

• Publisher: Stowarzyszenie Księgowych w Polsce (SKwP), Zarząd Główny, Rada Naukowa
• Journal: Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości
• Year: 2021
• Issue: 45(1)
• Pages: 113-134

Contributors

author

Kotyla Cyryl

• University of Gdańsk, Faculty of Management, Department of Accounting

References

• Amiri S., A miri N. ( 2 014), Information Technology (IT) and its R ole in Accounting Practice, The International Journal of Economy, Management and Social Sciences”, 3 (1) pp. 28-32.
• Berenyi L., Sasvari P.L. (2018), State of digital literacy: preparedness of higher education students for e-administration in Hungary, Central and Eastern European e/Dem and e/Gov Days, May 4–5, 2018, Budapest, Hungary, Conference Proceedings, pp. 347–356.
• Bobowski S., Gola J. (2017), E procurem en t in the European Union , “Asia Pacific Journal of E U Studies”, 17 (1), pp. 23-35.
• Bourdillon-Stalla S., Pearce H. Tsakalakis N. (2018), The GDPR: A game changer for electronic identification schemes? The case study of Gov.UK Verify , “Computer Law & Secu ri ty Review”, 34, pp. 784 805.
• Cedillo P., Garcia A., Cardenas J.D., Bermeo A. (2018), A systematic literature review of electronic invoicing, platforms and notification systems, International Conference on eDemocracy & eGovernment (ICEDEG), April 4–6, 2018, Ambato, Ecuador, pp. 150–157.
• Council Directive 200 6/112/EC of 28 November 2006 on the common system of value added tax (2006/112/CE), (OJ L 347/1).
• Directive 2014/55/EU of the European Parliament and of the Council of 16 April 2014 on electronic invoic in g in public procurement (2014/55/EU), (OJ L 133/1).
• Dobrzeniecka E. (2018), The level of electronic invoicing in public procurement in Poland , e mentor” 3 (75), pp. 72-79.
• Doshi P., Kotak Y., Sahitya A. (2020), Automated Invoice Processing System Along with Chatbot, “International Journal of Rese arch in Engineering, Science and Management” 3 (5), pp. 29-31.
• Filho W.P., Ribeiro C., Zeffer T. (2019), Privacy preserving attribute aggregation in eID federations , “Future Generation Computer Systems”, 92, 1-16.
• Gherasim Z., Ionescu L. (2019), The fi nancial a ccountability of e government: the information transp arency of decision making processes in public organizations , “Annals of SpiruHaret University. Economic Series ˮ , 3, pp. 23-32.
• Graaf de T.J. (2019), From old to new: From internet to smart contracts and from people to smart contracts , “Computer Law & Sec urity Review” 35, pp. 1-11.
• Guney A. (2014), Role of technology in accounting and e accounting , “Procedia Social and Behavioral Science ˮ , 152, pp. 852-855.
• Haag S., Born F., Kreuyer S., Bernius S. (2013), Organizational Resistance to E-Invoicing – Results from an Empirical Investigation among SMEs, 12th International Conference on Electronic Government (EGOV), September 16–19, 2013, Koblenz, Germany, Con-ference proceedings, pp. 286–297.
• Judkowiak A. (2019), The identification of pro blems related to electronic financial statement own research results , “Research Papers of Wroclaw University of Economics and Bus in e ss”, 63 (6), pp. 40-50.
• Kapkama J.Y. (2020), Effect of E Procurement on Lead Time in the Public Health Sector in Kenya: A Case of Public Health Facilities in Nairobi County , “Journal of International Business, Innovation and Strategic Management”, 1 (4) 4), p p. 104-125.
• Kennedy E., Millard Ch. (2016), Data security and multi factor authentication: Analysis of requirements under EU law and in selected EU Member States , “Computer Law & Security Review” 32, pp. 91 110.
• Kim H. (2019), Globalization and regulato ry change: The interplay of laws and technologies in E commerce in Southeast Asia , “Computer Law & Security Review”, 35, pp. 1 20.
• Kloviene L., Gimzaiskiene E. (2015), The Effect of Information Technology on Accounting System’s Conformity with Business Env ir o nment: A Case Study in Banking Sector Company , “Procedia Economics and Finance”, 32, pp. 1707-1712.
• Kotyla C. (2020a), E delivery in local government , “Research Papers of Wroclaw University of Economics and Business” 64 (1), pp. 143-159.
• Kotyla C. (2020b ), Electronic accounting documents as defined by eIDAS , “Zeszyty Teoretyczne Rachunkowsci” 106 (162), pp. 107-131.
• Kussainova A.K., Kussainov D.O., Zhumagulov B.S., Simtikov Z.K., Zhangutin B.O. (2020), Legal issues of electronic documents workflow regu lat ion , “The Law, State and Telecommunications Review”, 12 (1), pp. 293-318.
• Lentner G.M., Patrycek P. (2016), Electronic identity (eID) and electronic signature (eSig) for eGovernment services a comparative legal study , “Transforming Government: People, Process and Policy” 10 (1), pp. 8-25.
• Melon L., Spruk R. (2020), The impact of e procurement on i nstitutional quality , “Journal of Public Procurement”, 20 (4), pp. 333-375.
• McCue C., Roman A.V. (2012), E- procurement. Myth or Reality? “Journal of Public procu rement”, 12 (2), pp. 221 248.
• Melin U., Axelsson K., Soderstrom F. (2016), Managing the develo pment of e ID in a public
• e service context Challenges and path dependencies from a life cycle perspective, “Transforming Government: People, Process and Poli cy ˮ 10 (1), pp. 72 -88.
• Mohammad S. (2011), Analysis and Design of an Effective E Accounting Infor mation System ( EEAIS), “Communications in Computer and Information Science”, 166, pp. 75 -82.
• Moll J., Yigitbasioglu O. (2019), The role of internet related tech no logies in shaping the work of accountants: New directions for accounting research , “The Britis h Accounting Review”, 51, pp. 1-20.
• Regulation No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust se rvices for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC ( eIDAS), (OJ L 257/73).
• Soudani S.N. (2013), The Impact of Implementation of E Accounting System on Financial Performance with Effects of Internal Control , “Rese ar ch Journal of Finance and Accounting ”, 4 (11), pp. 17-27.
• Strawiński P. (2007), Przyczynowość, selekcja i endogeniczne oddziaływanie , „Przegląd Statystyczny”, 54 (4), pp. 49-61.
• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, Dz. U. 2019.1429 [The Act of 6 September 2001 on Access to Public Information].
• Werner M. (2017), Fina ncial process mining Accounting data structure dependent control flow inference , “International Journal of Accounting Information 25, pp. 57-80.
• Bralic V., Stancic H., Stengard M. (2020), A blockchain approach to digital archiving: digital signature certification chain preservation, https://www 1emerald 1com 15d3g3oli00e9hans olo bg.ug.edu.pl/insight/content/doi/10.1108/RMJ 08 2019 0 043/ f ull/html (access 22.11. 2020).
• Fernandes L., Longbottom C. (2011), E invoicing: Ready for prime time https://www.ricoh.itImages/e invoicing whitepaper_ t_74 29043.pdf (access 17.11.2020).
• Kumar N., Ganguly K.K. (2020), Non financial e procurement pe rformance measures. Their interdependence and impact on production cos t , h ttps://www 1emerald 1com 15d3g3ol i0 0 e9 hansolo.bg.ug.edu.pl/insight/content/doi/10.1108/IJPPM 07 2019 0353/full/html (access:22.10.2020).