Bariery wdrażania elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją w jednostkach administracji publicznej na przykładzie urzędu miejskiego w Świebodzicach

• Authors: Katarzyna Bobowska

Title variants

EN

Barriers to the implementation of the electronic document management systems in the public administration institutions on the example of the city hall in Świebodzice

Abstracts

EN

The aim of the study is to show the barriers to the implementation of electronic documentation management systems in public administration units, based on the example of the City Hall in Świebodzice, in which the e-Document Management (eZD) system was implemented. An indepth interview method was conducted with the office employees, during which they talked about their experiences with the use of the system. The results obtained show that the employees are not fully satisfied with the introduction of the eZD. The analysis of the respondents’ answers allowed to state that the causes of problems with the implementation and operation of the eZD system were both system imperfections and the negative attitude of employees. However, there are solutions in the form of, for example: e-learning, user satisfaction surveys or other forms of assistance suggested by employees.

PL

Celem badania jest ukazanie barier wdrożenia w jednostkach administracji publicznej systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją. Posłużono się przykładem Urzędu Miejskiego w Świebodzicach, w którym wdrożono system e-Zarządzanie Dokumentacją (eZD). Wśród pracowników urzędu przeprowadzono badanie metodą wywiadu pogłębionego, w ramach którego opowiadali o swoich doświadczeniach związanych z użytkowaniem systemu. Otrzymane wyniki pokazują, że pracownicy nie są w pełni usatysfakcjonowani wprowadzeniem eZD. Analiza odpowiedzi respondentów pozwoliła stwierdzić, że przyczyną problemów z wdrożeniem i funkcjonowaniem systemu eZD były zarówno niedoskonałości systemu, jak i negatywne podejście pracowników. Istnieją jednak rozwiązania w postaci na przykład e-learningu, badania satysfakcji użytkowników czy innych form pomocy sugerowanych przez pracowników.

Keywords

PL

elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją; administracja publiczna; urząd gminy; e-usługi; zarządzanie dokumentacją

EN

electronic document management systems; public administration; city hall; e-services; document; management

• Publisher: Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu
• Journal: Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu
• Year: 2021
• Volume: 65
• Issue: 4
• Pages: 19-31

Dates

published

2021

Contributors

author

Katarzyna Bobowska

• Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu

References

• Adamus-Kowalska, J. (2018). Wdrażanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej w kontekście informatyzacji i zarządzania zmianą. Archeion, 119, 148-175.
• Choudrie, J. i Weerakkody, V. (2005). Exploring e-government in the UK: Challenges, issues and complexities. Journal of Information Science and Technology, 2(2), 25-45.
• eGovernment Benchmark. (2020). eGovernment that works for the people | Shaping Europe's digital future (Insight Report for the European Commission). Pobrane z https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/egovernment-benchmark-2020-egovernment-works-people
• e-Zarządzanie Dokumentacją. (b.d.). Pobrane 20 lutego 2021 z https://www.e-instytucja.pl/e-zarzadzanie-dokumentacja-ezd/
• Jednolity System EZD PUW. (b.d.). Pobrane 15 stycznia 2021 z https://ezd.gov.pl/www/ezd/projekt
• Jędrzejczyk, A. (2016). System elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w jednostce administracji publicznej - ocena wybranych aspektów wdrożenia. Zeszyty Naukowe Wydziału Informatycznych Technik Zarządzania Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej i Zarządzania „Współczesne Problemy Zarządzania”, 1, 57-92.
• Kassab, M. K. I., Abu Naser, S. i Al Shobaki, M. J. (2017). The impact of the availability of technological infrastructure on the success of the electronic document management system of the Palestinian pension authority. International Journal of Engineering and Information Systems (IJEAIS), 1(5), 93-109.
• Klich, A. (2021). Electronic communication with public administration in the time of COVID-19 - Poland's experience. International Journal of Environmental Research and Public Health, 18(2), 1-14. DOI:10.3390/ijerph18020685
• Medeiros, B. P., Goldoni, L. R. F., Batista Junior, E. de S. i da Rocha, H. R. (2020). The use of cyberspace by the public administration in the covid-19 pandemic: Diagnosis and vulnerabilities. Revista de Administracao Publica, 54(4), 650-662. DOI: 10.1590/0034-761220200207x
• Nikolina, I. I., Hulivata, I. O., Husak, L. P. i Radzihovska, L. M. (2020). Assessment of digitalization of public management and administration at the level of territorial communities. Naukovyi Visnyk Natsionalnoho Hirnychoho Universytetu, (5), 150-156. DOI: 10.33271/nvngu/2020
• Princely, I. (2004). E-government - precursors, problems, practices and prospects: A case of Nigeria (Proceedings of the 2004 International Business Information Management (IBIMA) Conference Volume, styczeń 2004, s. 122-131). Amman, Jordania.
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67)
• Świebodzice. (b.d.). Encyklopedia PWN. Pobrane 15 grudnia 2020 z https://encyklopedia.pwn.pl/haslo/ Swiebodzice;3984502.html
• Titinen, P., Lyytikäinen, V., Päivärinta, T. i Salminen, A. (2000). User needs for electronic document management in public administration: A study of two cases (Proceedings of the 8th European Conference on Information Systems, Trends in Information and Communication Systems for the 21st Century, ECIS 2000, July, 3-5). Vienna, Austria.
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r., poz. 187)
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U z 2020 r., poz. 164)
• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2005 r. Nr 64, poz. 565)
• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001 nr 112, poz. 1198)
• Zarządzenie nr 0050/687/2021 Burmistrza Miasta Świebodzice z dnia 21 stycznia 2021 r. zmieniają- ce Zarządzenie Burmistrza Miasta Świebodzice w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Świebodzicach. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Świebodzicach (2021).

Identifiers

DOI

10.15611/pn.2021.4.02

Biblioteka Nauki

1930428