The aim of the article is to present the latest achievements of the world archival science and draw attention to academic achievements, projects, problems and challenges which were discussed by the international archive community at Designing the Archive 2019, a conference of the International Council on Archives which took place in October 2019 in Adelaide, the capital city of South Australia. Designing archives is not only the main topic of the conference, but also a trend which has become visible in direct actions taken by archives. It generates certain problems and challenges for archives, but also gives them opportunities to grow. Since the article refers in particular to innovations in archives, it discusses solutions adopted e.g. in Norway, the Netherlands, New Zealand, the United States and Australia, and refers also to Costa Rica and China, paying particular attention to innovative working methods in archives, which make use of experiments to design ICT tools, inspire creativity in archive employees and develop IT tools in harmony with people’s needs and expectations, which in practice results in developing special theme applications. The article also makes a reference to the latest research in designing and using the space of archive buildings, as well as designing research laboratories and the public space to satisfy the needs of 21st century users and attract new ones. The article also discusses the role of marketing and digital economy in the functioning of archives in this context. New trends in the world archival science are also silent archives and research on archive trauma, whose foundation is a new approach towards judging the value of documentation, popular in the United States and based on the feminist approach. Silent archives are a difficult subject, but international research shows that archivists meet the needs of the oppressed.
PL
Celem artykułu jest przedstawienie „najnowszych” osiągnięć archiwistyki światowej, zwrócenie uwagi na osiągnięcia naukowe, projekty, problemy i wyzwania, które były przedmiotem dyskusji międzynarodowego środowiska archiwalnego podczas konferencji Międzynarodowej Rady Archiwów pt. „Designing the Archive 2019” („Projektowanie archiwum 2019”). Spotkanie odbyło się w październiku 2019 r. w Adelajdzie, stolicy Australii Zachodniej. Projektowanie archiwum to nie tylko temat przewodni konferencji, ale również pewien trend, który staje się widoczny w bezpośrednich działaniach placówek archiwalnych. Generuje on pewne problemy i wyzwania stojące przed archiwami, ale zarazem stwarza możliwości rozwoju. Biorąc to pod uwagę, artykuł w szczególności odnosi się do innowacji w archiwach, omawiając rozwiązania przyjęte m.in. w Norwegii, Holandii, Nowej Zelandii, Stanach Zjednoczonych, Australii, a także Kostaryce i Chinach. Szczególną uwagę zwrócono na nowatorskie metody pracy w archiwach, takie jak wykorzystywanie eksperymentów przy tworzeniu narzędzi teleinformatycznych, szukanie kreatywności u pracowników i tworzenie narzędzi informatycznych w zgodzie z potrzebami i oczekiwaniami ich użytkowników, co w praktyce przekłada się na powstawanie specjalnych, tematycznych aplikacji. Artykuł odnosi się również do najnowszych badań naukowych m.in. w zakresie kreowania i wykorzystywania przestrzeni gmachów archiwalnych, projektowania pracowni naukowej i tzw. przestrzeni publicznej w taki sposób, by zaspokoić potrzeby użytkownika XXI w. i przyciągnąć nowego. W tym kontekście omówiono także rolę marketingu oraz ekonomii cyfrowej. Nowe trendy archiwistyki światowej to również tzw. „archiwa milczące” oraz badanie tzw. traumy w archiwach. Ich fundamentem jest, popularne w Stanach Zjednoczonych, nowe podejście do wartościowania dokumentacji oparte na feministycznym punkcie widzenia. Tematy skoncentrowane na archiwach milczących są trudne, ale – jak pokazują badania międzynarodowe – archiwiści wychodzą naprzeciw potrzebom uciśnionych.
Nie ulega wątpliwości, że dokumentacja elektroniczna jest coraz szerzej wykorzystywana w działalności jednostek organizacyjnych, a informatyzacja administracji już od 2005 r. dostarcza coraz więcej narzędzi umożliwiających komunikację elektroniczną. Osiągnięcie gotowości do przejmowania dokumentacji elektronicznej oraz jej późniejszego zarządzania w archiwum wieczystym jest wyzwaniem nie tylko dla władz archiwalnych, ale również dla archiwów państwowych i aktotwórców, którzy zgodnie z przepisami prawa, po upływie 10 lat od jej wytworzenia muszą ją przekazać do właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Dlatego problem zarządzania dokumentacją elektroniczną w archiwach państwowych jest jednym z pilniejszych do rozwiązania. Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie problematyki zarządzania dokumentacją elektroniczną dokonującą się za pomocą narzędzia, jakim jest system teleinformatyczny. W Polsce, na potrzeby jej zarządzania już w 2006 r. zdecydowano się zbudować prototyp systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych, który docelowo miał być wdrożony w 2018 r. Rozważania podjęte na łamach niniejszego artykułu odnoszą się do koncepcji jego budowy zaprezentowanej w 2015 r. System ADE docelowo ma zarządzać, czyli gromadzić, przechowywać, opracowywać oraz udostępniać elektroniczne materiały archiwalne. W tym kontekście dokonano jego analizy, ze szczególnym uwzględnieniem procesu przekazywania dokumentacji elektronicznej do archiwum państwowego. W tekście zaprezentowano aktualny stan prawny, stan badań oraz przemyślenia własne autora, które na tle badań naukowych nad archiwami cyfrowymi na świecie pozwalają wskazać na te elementy jego budowy, które w ocenie autora wymagają szczególnego zaangażowania specjalistów na etapie jego projektowania.
EN
There is no doubt, that electronic records are used more and more widely in organisation units, and informatisation of administration since 2005 has been providing growing number of tools enabling electronic communication. Being ready to collect electronic records and to manage them in historical archives is a challenge not only for archival authorities, but also for state archives and creators of archival materials. The latter, according to legal regulations, must pass these records on to territorially competent state archives 10 years after creating these records. Thus, the problem of managing electronic records in state archives is one of more urgent. This article aims at describing the problem of managing electronic records using an ICT system. In Poland, in order to manage these records, a prototype of the Electronic Records Archives system was built in 2006; it was supposed to be implemented in 2018. Deliberations contained in this article concern the concept of the system presented in 2015. Ultimately, the ERA system is supposed to manage, i.e. collect, store, arrange and describe, and provide access to electronic archival materials. In this context, its analysis has been made, regarding especially the process of passing on electronic records to state archives. The text presents the up-to-date legal status, state of the art, as well as own reflections of the Author; on the ground of world research on digital archives, the analysis allowed indicating elements of the system, that, according to the Author, need special engagement from experts during the designing stage.