Search results

1

Public e-procurement tools in European Union

100%

Prałat E.

Nierówności społeczne a wzrost gospodarczy

|

2019

|

vol. 58

188-197

EN

The main objective of this paper is to describe public procurement electronic solutions promoted by the European Union and to analyse the usage of these tools in different member countries. The economic importance of the purchase of works, goods and services made by public authorities is outstanding mainly because of their very high value. The EU directives tend to ensure the transparency, efficiency and effectiveness of the procurement market and show electronic tools as a very useful and innovative solution. They can be implemented in pre-award and post-award phases of the procurement process with the main benefit of making participation simpler for businesses (especially for SMEs) and management simpler for the public authorities. This paper lists key EU policy documents concerning the topic of e-procurement. It discusses tools that can be implemented throughout individual phases of the procurement process as well as the additional elements that are used to expand the possibilities of the e-procurement system. The application of electronic procurement that varies across the member countries is also described. The functionalities are provided by a central national e-procurement systems and also by e-procurement systems of specific procuring entities. In Poland some e-services are available, but provided on separate platforms. New platform, that link together most of the services, should be ready in 2020.

PL

Celem publikacji jest analiza promowanych przez Unię Europejską elektronicznych rozwiązań, które mogą być stosowane w zamówieniach publicznych oraz zbadanie poziomu ich wykorzystania w poszczególnych krajach członkowskich. Zakupy robót budowlanych, dostaw i usług dokonywane w ramach zamówień publicznych mają ogromne znaczenie ekonomiczne wynikające przede wszystkim z ich wysokiej wartości. Jednym z celów dyrektyw unijnych jest zapewnienie realizacji zamówień publicznych w sposób skuteczny i przejrzysty. Rozwiązania elektroniczne mogą być wykorzystywane zarówno przed przyznaniem kontraktu, jak i w późniejszych etapach. Najważniejszymi korzyściami z ich stosowania jest uproszczenie zasad uczestniczenia w postępowaniach (co ważne jest szczególnie dla firm z sektora MŚP) oraz łatwiejsze zarządzania postępowaniami przez instytucje zamawiające. W publikacji zaprezentowano główne dokumenty UE dotyczące elektronizacji zamówień publicznych. Omówiono także rozwiązania elektroniczne, jakie można wykorzystać na poszczególnych etapach procesu realizacji zamówienia, a także narzędzia, które uzupełniają możliwości systemu. Kolejnym krokiem była analiza wykorzystania poszczególnych rozwiązań w krajach członkowskich (zarówno na poziomie centralnym, jak i jednostek zajmujących się zamówieniami publicznymi). W Polsce niektóre z tych rozwiązań są dostępne, ale obsługują je oddzielne systemy – zintegrowana platforma ma być oddana do użytku w 2020 roku.

2

Poziom e-fakturowania w instytucjach publicznych w Polsce

100%

Dobrzaniecka E.

e-mentor

|

2018

|

issue 3 (75)

72-79

EN

The provisions of Directive 2014/55/EU of the European Parliament and of the Council of 16 April 2014 on electronic invoicing in public procurement introduce the obligation of receipt of electronic invoices in public procurement. In Poland, this obligation will come into force on April 18, 2019, which means that every ordering party in public procurement will have to receive an electronic invoice if the contractor issues and sends such a document. It, therefore, became necessary to examine the emerging research gap and obtain the answers to the following questions: What is the level of awareness in public administration about the imminent obligation to receive electronic invoices? What is the organizational and technical level of preparation enabling the implementation of the receipt and processing of e-invoices in public administration? To obtain answers to the research questions posed, a questionnaire survey titled "The state of e-invoicing in public administration. 1st Edition" was conducted on a representative sample of 2028 units of the public procurement sector from February 14 to March 18, 2018. This research was carried out as part of the national project "An intermediary platform for electronic invoicing for the public finance sphere." The results obtained in the study show that the level of awareness and readiness to implement electronic invoicing among entities of the public procurement sector are still at a shallow level and require radical improvement. The level of use of information systems by contracting authorities in public supply is relatively low (26%), integration between internal IT systems occurs only in 13% of surveyed units, and only 2% of respondents currently receive electronic structured invoices. It means that public entities have very little time to reliably and effectively prepare themselves to receive electronic invoices, for example through the implementation of appropriate IT systems and software, changes in the technical and organizational aspects or proper training of employees.

3

Electronic Document Management Systems as an IT tool for processing accounting e-documents in Polish local government

67%

Kotyla C.

Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości

|

2021

|

issue 45(1)

113-134

EN

Purpose: This paper explores the level of use of Electronic Document Management Sys-tems (EDMSs) to process electronic accounting documents in local government in Poland, as well as the kind of basic activities related to electronic accounting documents that are supported in EDMSs. Registering electronic accounting documents in an EDMS is a vital step towards e-accounting because the automation of the processes related to registering accounting documents in accounting software is possible only when the accounting docu-ments are electronic, i.e. in the form of a structured XML file. Methodology/approach: Survey research was conducted among local government units (LGUs) in Poland to examine whether they use EDMSs to support accounting work related to the handling of electronic accounting documents. One thousand, five hundred and forty-nine units were examined, which is approx. 57% of the total population. The study is qualitative in nature. Findings: The results showed that the Polish local government is poorly prepared to regis-ter electronic accounting documents in EDMSs. Of the 1,594 units examined, 1,058 use an EDMS and 536 have not yet implemented one, which means that these LGUs are not at all prepared for electronic communication, including registration of electronic accounting doc-uments. Of those units already using an EDMS (1058), 685 use it to register electronic accounting documents, while 373 do not use it for this purpose. Research limitations/implications: The limitation of the study is that despite the rela-tively large number of LGUs surveyed, the qualitative study does not allow for the general-isation of the results for the entire population. Practical implications: The study will be of interest to all those who plan to automate accounting processes based on loading metadata to the accounting software directly from electronic accounting documents in the form of XML files. Even though the empirical study covered only Polish LGUs, the issues related to IT applications used to develop e-accounting documents will also be of interest to local governments of other EU Member States, as the regu-lations and principles mentioned in the study have entered into force in all Member States. Originality/value: The originality of the study lies in the fact that e-accounting, e-documents, and e-signature are relatively young phenomena, so this study may be one of the voices in the future discussion on this topic. The originality and value of the study lie in the attempt to approximate the degree of current EDMS use to process electronic accounting docu-ments in local governments and the plans for implementing an EDMS in those local gov-ernments that do not yet use one in their activities. This will allow us to predict and assess the state of development of Accounting Information Systems (AIS).

PL

Cel: W artykule omówiono stopień wykorzystania systemów EZD do przetwarzania elek-tronicznych dokumentów księgowych w jednostkach samorządu terytorialnego w Polsce oraz rodzaje podstawowych czynności związanych z e-dokumentami księgowymi obsługi-wanymi w EZD. Rejestracja e-dokumentów księgowych w EZD jest bardzo ważnym kro-kiem w kierunku e-księgowości, ponieważ automatyzacja rejestracji e-dokumentów w sys-temach księgowych jest możliwa tylko wtedy, gdy dokumenty księgowe są elektroniczne, tj. w formie ustrukturyzowanej Plik XML. Metodyka/podejście: W celu zbadania, czy systemy EZD są wykorzystywane przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) do wspomagania pracy księgowej związanej z obsługą elektro-nicznych dokumentów księgowych, przeprowadzono badanie ankietowe wśród JST w Polsce. Przebadano 1594 jednostki, czyli ok. 57% całej populacji. Badanie miało charakter jakościowy. Wyniki: Wyniki pokazały, że JST są słabo przygotowane do rejestracji elektronicznych dokumentów księgowych w systemach EZD. Spośród 1594 zbadanych jednostek 1058 ko-rzysta z EZD, a 536 nie wdrożyło jeszcze EZD, co oznacza, że te JST nie są przygotowane do komunikacji elektronicznej, w tym do rejestracji elektronicznych dokumentów księgo-wych. Spośród tych jednostek, które już korzystają z EZD (1058), 685 używa EZD do reje-stracji elektronicznych dokumentów księgowych, a 373 nie używa EZD do tego celu. Ograniczenia badania/implikacje: Ograniczeniem jest fakt, że pomimo relatywnie dużej liczby zbadanych JST, badanie jakościowe nie pozwala na uogólnienie wyników na całą popula-cję, wskazuje natomiast na kilka kierunków przyszłych badań, z których najważniejszym jest, czy i jaki wpływ będzie miała zmiana formy dokumentu księgowego z papierowego na elektro-niczny na dotychczasową praktykę księgową i sprawozdawczą oraz na rozliczenia podatkowe. Praktyczne implikacje: Artykuł może zainteresować wszystkich, którzy planują zautomaty-zować procesy księgowe przez automatyczne wprowadzanie metadanych do oprogramowania księgowego bezpośrednio z elektronicznych dokumentów księgowych w postaci plików XML. Pomimo tego, że badaniem objęto tylko polskie jednostki samorządu terytorialnego, to kwestie związane z aplikacjami informatycznymi służącymi do opracowywania e-dokumentów księgo-wych mogą zainteresować również samorządy innych krajów UE, gdyż wspomniane w opraco-waniu regulacje prawne i zasady weszły w życie we wszystkich państwach członkowskich. Oryginalność/wartość: E-księgowość, e-dokumenty, e-podpis to stosunkowo nowe zagadnie-nia, toteż artykuł może być jednym z głosów w przyszłej dyskusji na ten temat. Oryginalność i wartość opracowania polegają na próbie przybliżenia stopnia obecnego wykorzystania systemów EZD do przetwarzania e-dokumentów księgowych w JST oraz planów wdrożenia EZD w tych samorządach, które jeszcze nie wykorzystują EZD w swojej działalności. Pozwoli to przewidzieć i ocenić stan rozwoju informatycznych systemów księgowych.

Refine search results

1 Nierówności społeczne a wzrost gospodarczy

1 Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości

1 e-mentor

1 Dobrzaniecka E.

1 Kotyla C.

1 Prałat E.

1 2021

1 2019

1 2018

Public e-procurement tools in European Union

Poziom e-fakturowania w instytucjach publicznych w Polsce

Electronic Document Management Systems as an IT tool for processing accounting e-documents in Polish local government