E-delivery in local government

• Authors: Kotyla Cyryl

Title variants

PL

E-doręczenia w samorządzie lokalnym

• Languages of publication: EN

Abstracts

EN

The study constitutes an original discussion of the consequences of the eIDAS Regulation, with regard to the electronic delivery of official correspondence by local government units. The main purpose of the study is to verify the thesis that electronic delivery will become the primary manner of official correspondence delivery in Poland, which requires functional and organizational changes as well as financial outlays in the initial period, and, at the same time, will provide measurable savings for units in the public finance sector. Supplementary research objectives involve estimation of the term perspective for the introduction of e-delivery in Poland and an examination of the degree of administrative offices’ IT preparation for the implementation of e-delivery. The research methods used include literature research, the method of legal-regulation analysis, case study and own observations. As a result of the analyses carried out, it was found that an Act on electronic delivery is to enter into force as early as October 2020 and, according to its current shape, local governments will be obliged to implement e-delivery, starting from January 1, 2024. Inauspiciously, the current level of local governments’ preparation for the implementation of e-delivery is insufficient and requires the introduction of IT systems for electronic documentation management as well as organizational and functional changes.

PL

W artykule omówiono konsekwencje wynikające z rozporządzenia eIDAS w zakresie elektronicznego doręczania pism urzędowych przez jednostki samorządu lokalnego. Celem opracowania jest weryfikacja tezy, iż elektroniczne doręczenia będą podstawowym sposobem doręczania korespondencji urzędowej w Polsce, co wymaga zmian funkcjonalno- -organizacyjnych oraz nakładów finansowych w pierwszym okresie, a jednocześnie zapewni docelowo wymierne oszczędności jednostkom z sektora finansów publicznych. Cele uzupełniające to określenie perspektywy czasowej wprowadzenia e-doręczeń w Polsce i zbadanie stopnia przygotowania informatycznego urzędów do implementacji e-doręczeń. W badaniach wykorzystano metodę studiów literaturowych, metodę analizy przepisów prawnych, analizę przypadku i metodę obserwacji własnych. Stwierdzono, iż ustawa o elektronicznych doręczeniach ma wejść w życie już w październiku 2020 r., przy czym zgodnie z jej aktualnym kształtem samorząd terytorialny byłby zobligowany do e-doręczeń, począwszy od dnia 1 stycznia 2024 r. Niestety obecny poziom przygotowania samorządów do implementacji e-doręczeń jest niewystarczający i wymaga wdrożenia informatycznych systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz zmian organizacyjno-funkcjonalnych.

Keywords

EN

eIDAS; e-delivery; e-document; e-signature; local government

PL

eIDAS; elektroniczne doręczenia; e-dokument; e-podpis; samorząd lokalny

• Publisher: Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu
• Journal: Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu
• Year: 2020
• Issue: vol. 64, nr 1
• Pages: 143-159

Contributors

author

Kotyla Cyryl

References

• Bartko K., Billewicz G., 2013, E-usługi w biznesie i administracji publicznej, Studia Ekonomiczne, vol. 136/2013, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, pp. 47-63.
• Bieniek Z., Grelewska M., 2012, Korzystanie z e-usług w urzędach administracji publicznej, Roczniki Kolegium Analiz Ekonomicznych, nr 24/2012, pp. 24-42.
• Centralny Ośrodek Informatyki, ePUAP. Jak załatwić sprawę, https://epuap.gov.pl/wps/wcm/connect/9d3db37f-0537-4906-89fa-8d36a72626cf/Instrukcja+u%C5%BCytkownika+-+Za%C5%82atwianie+sprawy_v.2.pdf?MOD=AJPERES (6.11.2019).
• Cuijpers C., Schroers J., 2014, eIDAS as guideline for the development of a pan-European eID framework in FutureID, [in:] D. Huhmlein (ed.), GI-Edition Lecture Notes in Informatics, Gesellschaft für Informatik, Bonn, pp. 23-38.
• Dąbrowska A., Trawnicki W., 2012, Usługi e-administracji w ocenie przedsiębiorców, Konsumpcja i Rozwój, nr 2/2012, pp. 127-140.
• Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the Council of 13 December 1999 on a Community framework for electronic signature (Official Journal of the European Communities L 13/12 of 19.1.2000).
• Draft of 14 February 2019, the Act on electronic delivery, https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12321100 (26.01.2020).
• Drgas K., 2019, Przesłanki wdrażania cyfryzacji jednostek samorządu terytorialnego finansowanej ze środków unijnych, Ruch Prawniczy, Ekonomiczny i Socjologiczny, LXXXI, 1, pp. 191-206.
• Drobiazgiewicz J., 2012, Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – założenia a rzeczywistość, Roczniki Kolegium Analiz Ekonomicznych, nr 24/2012, pp. 63-69.
• eIDAS, 2014, Regulation No 910-2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transaction in the internal market and repealing Directive 1999-93-EC (Official Journal of the European Union L 257/73 of 28.8.2014).
• eRegion, 2019, Usługi elektroniczne, http://eregion.wzp.pl/obszary/uslugi-elektroniczne (6.11.2019).
• EU 2017 EE, 2017, Tallinn Declaration on eGovernment, https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/ministerial-declaration-egovernment-tallinn-declaration (26.01.2020).
• Huhnlein D., 2014, Towards eIDAS as a Service , [in:] H. Reimer, N. Pohlmann, W. Schneider, ISSE 2014 Securing Electronic Business Processes, Springer, Wiesbaden, pp. 1-9.
• Klimko G., Kiss P.J., Kiss J.K., 2018, The effect of the eIDAS regulation on the model of Hungarian public administration, [in:] H. Hansen (and others), Central and Eastern Europe eDem and eGov Days 2018, Austrian Computer Society, Vien, pp. 103-114.
• KPRM, 2019, Archiwalny wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów z okresu 4 grudnia 2015 r.-21 listopada 2019 r., https://bip.kprm.gov.pl/kpr/form/r6206899351,Projekt-ustawy-o-doreczeniach-elektronicznych.html (26.01.2020).
• Madej J., Widlak M., 2018, E-usługi w wybranych gminach województwa małopolskiego, Nierówności Społeczne a Wzrost Gospodarczy, nr 53 (1/2018), pp. 340-350.
• Mazur Z. et al., 2018, Ocena jakości platform e-usług publicznych, Nierówności Społeczne a Wzrost Gospodarczy, nr 53 (1/2018), pp. 203-216.
• Ministry of Digital Affairs, 2017, Strumień: Cyfrowe usługi publiczne, https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/strumien-cyfrowe-uslugi-publiczne (26.01.2020).
• Ministry of Digital Affairs, 2019a, Ocena skutków regulacji do projektu ustawy o elektronicznych doręczeniach z dnia 14.02.2019 r., https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12321100/katalog/12569202#12569202 (26.01.2020).
• Ministry of Digital Affairs, 2019b, Uzasadnienie projektu ustawy o elektronicznych doręczeniach z dnia 12.02.2019 r., https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12321100/katalog/12569202#12569202 (10.11.2019).
• Ministry of Digital Affairs, 2019c, https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/e-doreczenia-usluga-rejestrowanego-doreczenia-elektronicznego-w-polsce (11.11.2019).
• Regulation No 910-2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transaction in the internal market and repealing Directive 1999-93-EC (eIDAS).
• Regulation of the Prime Minister of 18 January 2011 on office instructions, uniform material lists of files and instructions on the organization and scope of operation of plant archives (Journal of Laws 2011.14.67).
• Siemaszkiewicz M., 2016, Rozporządzenie eIDAS – nowe ramy prawne w zakresie identyfikacji i usługi zaufania w Unii Europejskiej, Przegląd Prawa i Administracji, 107/2016, pp. 211-225.
• Śliwiński M., 2008, Modele biznesowe e-usług, https://www.parp.gov.pl/publications/publication/modele-biznesowe-e-uslug, (6.11.2019).
• The Act of 8 March 1990 on The Municipal Local Government (Journal of Laws 2019.506).
• The Act of 6 September 2001 on Access to Public Information (Journal of Laws 2019.1429).
• The Act of 18 September 2001 on Electronic Signature (Journal of Laws 2013.262).
• The Act of 17 February 2005 on the Computerization of the Activities of Entities Performing Public Tasks (Journal of Laws 2019.700).
• The Act of 5 September 2016 on Trust Services and Electronic Identification (Journal of Laws 2109.162).
• Wikipedia.org, 2019, Telegram, https://pl.wikipedia.org/wiki/Telegram (6.11.2019).
• Ziemba E., Papaj T., 2013, Egzemplifikacja e-government w Polsce – analiza porównawcza SEKAP i ePUAP, Roczniki Kolegium Analiz Ekonomicznych, nr 29/2013, pp. 427-455.