Badanie systemu informacji archiwalnej na przykładzie Archiwum Państwowego w Toruniu

• Authors: Monika Cołbecka

Title variants

EN

Case study of the State Archives in Torun as an archival information system

• Languages of publication: PL

Abstracts

PL

Celem tego tekstu jest ukazanie, jak można przeprowadzić badanie system informacji archiwalnej (systemu wyszukiwawczego oraz systemu udostępniania) za pomocą metod matematycznych. Badanie polegało na wybraniu dla danego archiwum reprezentacyjnej liczby zespołów, a w nich jednostek archiwalnych, zebraniu (bez pośrednictwa pomocy archiwalnych) informacji zawartych w aktach, a następnie poddanie eksperymentowi wybranej grupy osób, których zadaniem było wytypowanie, w których jednostkach archiwalnych, na podstawie pomocy archiwalnych dana informacja się znajduje. I tak w badaniu zostały wykorzystane następujące metody badawcze: metoda reprezentacyjna, eksperyment oraz metody matematyczne. Uzyskane dane liczbowe posłużyły do obliczenia wskaźników efektywności informacyjnej stanowiących podstawę analizy systemowej Archiwum Państwowego w Toruniu. Trzonem artykułu jest próba praktycznego sprawdzenia czy obliczenie współczynników efektywności informacyjnej może dostarczyć danych mających realny wpływ przy ocenie systemu. Badanie pozwoliło ocenić w większym lub mniejszym stopniu wszystkie elementy systemu informacji archiwalnej i dla każdego z badanych zespołów archiwalnych wyciągnąć wnioski wskazujące elementy, których modyfikacja mogłaby polepszyć działanie systemu. Obliczenie wskaźników pozwoliło w sposób dokładny ocenić użyteczność poszczególnych pomocy archiwalnych i wysunąć wniosek, że na efektywność wyszukiwania informacji istotny wpływ miało wprowadzenie w 2002 roku wskazówek uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego.

EN

The purpose of this text is to show the methods of researching the archive information system (the search system and share system) with use of mathematical methods. The research consisted of choosing a representative number of fonds and units within them, collecting (without using finding aids) pieces of information they contain, and then conducting an experiment on a group of people, whose task was to provide estimates as to which of the fonds a given piece of information was located in, with the use if finding aids. The following research methods were used for this study: survey sampling, experiment, mathematical methods. The figures obtained with their help have been used for calculating the information effectiveness ratio, which is the core of the system analysis of the State Archives in Torun. The main body of the article is an attempt to find out if calculating the information effectiveness ratios can supply us with data that is able to effectively influence the assessment of the system. The study allowed us to examine to a greater or lesser extent all the elements of the archival information system, and to draw conclusions, that indicate the elements of each of the fonds, that need to be modified in order to improve on the way the system operates. Calculating the ratios has allowed us to gauge the usefulness of a given finding aid, and draw a conclusion that the introduction of the guidelines for the simplified description of archival holdings have essentially influenced on the of information searching effectiveness.

Keywords

PL

metody badawcze archiwistyki metoda reprezentacyjna eksperyment; metody matematyczne; system informacji archiwalnej wskaźniki efektywności informacyjnej; analiza systemowa; Archiwum Państwowe w Toruniu

EN

the archive studies research methods; survey sampling method experiment; mathematical method; archival information system information effectiveness ratios system analysis; the State Archive in Toruń

• Publisher: Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu. Wydawnictwo UMK
• Journal: Archiwa – Kancelarie – Zbiory
• Year: 2013
• Issue: 4(6)
• Pages: s. 78 - 135

Contributors

author

Monika Cołbecka

• Toruń

References

• Burzyński A., Elementy statystyki dla historyków: materiały do ćwiczeń, wykładów i metodyki prac badawczych, t. 1, Kraków 1980.
• Chorążyczewski W., Akta i księgi wpisów w Archiwum Państwowym w Toruniu. Systemy informacyjne, [w:] Kancelarie okresu księgi wpisów w Prusach Królewskich. Materiały sesji odbytej 20–21 listopada 1992 roku w Archiwum Państwowym w Toruniu, red. A. Tomczak, Warszawa 1994.
• Chorążyczewski W., Nowożytny dokument królewski. Możliwości badawcze, [w:] Polska kancelaria królewska czasów nowożytnych między władzą a społeczeństwem, pod red. W. Chorążyczewskiego i W. Krawczuka, Toruń 2003.
• Czarnecki M., Metodologiczne podstawy naukowego rozwoju studentów, Sosnowiec 2009.
• Gładys Z., Pogorzelski W., Elementy analizy systemowej, Płock 2002.
• Gołembiowski M., System i informacji archiwalnej, Warszawa–Łódź 1985.
• Kieżun W., Podstawy organizacji i zarządzania, Warszawa 1977.
• Kisilowska M., Modelowanie rozległych systemów informacyjnych. Zdrowie i kultura, Warszawa 2009.
• Maszke A. W., Metodologiczne podstawy badań pedagogicznych, Rzeszów 2004.
• Meadow Ch., Analiza systemów informacyjnych, Warszawa 1972.
• Miszczak W., Ostasiewicz W., Wawrzynek J., Projektowanie próby z elementami planowania eksperymentów, Wrocław 2008.
• Mróz M., Sirko S., Elementy statystyki w badaniach naukowych, [w:] Metody i narzędzia badawcze oraz elementy statystyki stosowane w pracach magisterskich i doktorskich, red. M. Cieślarczyk, Warszawa 2003.
• Piter J., Zarys Metodologii naukowej, Warszawa 1975.
• Pomykała J. M., Pomykała J. A., Systemy informacyjne. Modelowanie i wybrane techniki kryptograficzne, Warszawa 1999.
• Rosa A., Archiwa między historią i pamięcią. Antropologizowanie archiwistyki, [w:] Archiwa – Kancelarie – Zbiory, t. 2, red. W. Chorążyczewski, R. Degen, K. Syta, Toruń 2008.
• Ryszewski B., Problemy i metody badawcze archiwistyki, Toruń 1985.
• Schoderback P. P., Schoderback C. G., Kefalas A. G., Management systems, Homewood 1990.
• Zasępa R., Metoda reprezentacyjna, Warszawa 1972.

Identifiers

DOI

http://dx.doi.org/10.12775/AKZ.2013.003